Promotores e recepcionistas costumam estar entre as primeiras pessoas com quem um visitante tem contato ao chegar a um evento ou entrar em um stand. São eles que recebem o público, orientam convidados, fazem credenciamento, apresentam informações e ajudam a equipe em diferentes momentos da operação.
Por isso, contratar staff para um evento não deveria se resumir a definir o número de profissionais e pedir um orçamento.
O perfil da equipe precisa estar relacionado ao tipo de evento, às atividades que serão realizadas e ao público que será atendido. Em alguns projetos, uma recepcionista é suficiente. Em outros, pode ser necessário trabalhar com promotores, produtores, coordenadores, tradutores ou profissionais bilíngues.
Entender essa diferença é o primeiro passo para montar a equipe certa.
Qual a diferença entre promotor, recepcionista e produtor de eventos?
Embora as funções possam se complementar, cada profissional costuma ter responsabilidades diferentes durante um evento.
O recepcionista atua principalmente no atendimento aos participantes. Pode ficar responsável pela recepção, credenciamento, entrega de materiais, orientação sobre salas e programação ou direcionamento dos convidados.
O promotor costuma ter uma atuação mais ligada à interação com o público. Em feiras e ativações, por exemplo, pode abordar visitantes, apresentar produtos ou serviços, distribuir materiais, apoiar ações promocionais e captar contatos.
Já o produtor de eventos tem uma função mais operacional. É o profissional que acompanha fornecedores, programação, montagem, necessidades da equipe e possíveis ajustes durante a realização do evento.
Dependendo do tamanho da operação, também pode haver um coordenador responsável por organizar toda a equipe de staff.
Antes de contratar, defina o que a equipe deverá fazer
Um erro comum é solicitar “duas promotoras para o evento” sem detalhar exatamente quais atividades serão realizadas.
Quanto mais claro for o escopo, mais fácil será encontrar profissionais adequados.
Antes da contratação, vale definir questões como horário de trabalho, duração do evento, funções, quantidade de participantes esperados, necessidade de abordagem ativa e características do público.
Também é importante informar se haverá entrega de brindes, demonstração de produtos, cadastro de visitantes, controle de acesso ou suporte a palestrantes.
Essas informações interferem diretamente no perfil e no tamanho da equipe.
Quantos promotores ou recepcionistas contratar?
Não existe uma proporção única que funcione para todos os eventos.
Um workshop para 100 convidados pode precisar de duas pessoas concentradas no credenciamento durante a chegada e apenas uma delas durante o restante da programação.
Já um stand em uma feira pode precisar de profissionais disponíveis durante todo o dia para recepcionar visitantes, apresentar informações e apoiar a equipe comercial.
Para definir a quantidade, é importante considerar principalmente os momentos de maior fluxo.
Em eventos com horário marcado, a chegada costuma concentrar muitas pessoas em um período curto. Se o credenciamento estiver subdimensionado, filas podem se formar rapidamente.
Em feiras, o movimento tende a ser distribuído ao longo do dia, mas pode aumentar em determinados horários.
Por isso, o cálculo da equipe deve partir da operação prevista e não apenas do número total de participantes.
Quando contratar profissionais bilíngues?
Em feiras internacionais, congressos ou eventos com participantes estrangeiros, pode ser necessário contar com promotores e recepcionistas bilíngues.
Mas é importante entender qual nível de idioma a função realmente exige.
Se o profissional precisará apenas receber visitantes e direcioná-los para alguém da equipe, a necessidade é uma. Se deverá apresentar produtos, explicar informações técnicas ou manter uma conversa comercial, a exigência é diferente.
O briefing deve deixar claro quais idiomas serão necessários e como o profissional irá utilizá-los.
Essa definição também ajuda no processo de seleção e evita contratar alguém cujo nível de fluência não seja adequado às atividades previstas.
Como contratar promotores para um stand em uma feira?
O trabalho em um stand tem características próprias.
A equipe pode receber visitantes, distribuir materiais, oferecer bebidas, apresentar produtos, organizar filas para ativações, realizar pesquisas ou captar leads.
Por isso, antes de contratar, é importante entender qual será o papel dos promotores dentro da estratégia da empresa na feira.
Se o objetivo for geração de leads, por exemplo, o profissional precisa saber como abordar o visitante e quais informações devem ser registradas.
Se houver uma ativação, ele precisa conhecer sua dinâmica e conseguir explicar rapidamente como participar.
Também é importante definir quem fará a gestão dessa equipe durante a feira. Promotores precisam ter uma referência para dúvidas, ajustes de escala e situações que possam surgir durante a operação.
O briefing faz diferença na qualidade do atendimento
Mesmo um profissional experiente precisa conhecer o evento e a marca que irá representar.
Por isso, vale preparar um briefing antes do início da operação.
Ele pode reunir informações sobre a empresa, objetivo do evento, programação, produtos ou serviços que serão apresentados, localização de áreas importantes e respostas para dúvidas frequentes.
Em uma feira, o briefing também pode explicar quais visitantes devem ser encaminhados diretamente para a equipe comercial.
Não é necessário transformar esse material em um treinamento extenso. O objetivo é garantir que a equipe saiba onde está, quem está representando e o que deve fazer.
Uniforme também faz parte do planejamento
A roupa utilizada pela equipe deve estar de acordo com o perfil do evento e com a identidade da marca.
Dependendo do projeto, pode ser utilizado um uniforme fornecido pela própria empresa, camisetas personalizadas ou um dress code previamente definido.
Além da estética, é preciso considerar conforto.
Uma promotora que ficará várias horas em pé durante uma feira precisa trabalhar com uma roupa adequada à rotina do evento.
O uniforme também deve ser definido com antecedência para que haja tempo para produção, prova e eventuais ajustes.
Considere os horários de montagem, briefing e credenciamento
A jornada da equipe nem sempre começa quando o evento abre ao público.
Pode ser necessário chegar antes para retirar credenciais, conhecer o espaço, participar do briefing, organizar materiais ou preparar o ponto de atendimento.
Em feiras, as regras da promotora do evento também precisam ser verificadas. Alguns pavilhões e organizadores estabelecem procedimentos específicos para credenciamento de fornecedores e equipes terceirizadas.
Esses horários devem entrar no planejamento e no orçamento.
Pausas, alimentação e estrutura para a equipe
Eventos podem envolver jornadas longas, principalmente em feiras que funcionam durante todo o dia.
Por isso, é necessário planejar pausas, alimentação e revezamento.
Se um stand precisa manter alguém na recepção durante todo o período de funcionamento, por exemplo, a escala deve permitir que o atendimento continue enquanto outro profissional faz sua pausa.
O mesmo vale para eventos com vários pontos de atendimento.
Esses detalhes parecem pequenos no planejamento, mas fazem diferença na operação.
Como avaliar uma empresa de staff para eventos?
Preço é um dos critérios, mas não deveria ser o único.
É importante entender como os profissionais são selecionados, se existe coordenação da equipe e como são tratadas substituições em caso de imprevistos.
Também vale verificar se a empresa já trabalhou com o tipo de evento que será realizado.
Uma operação em feira tem necessidades diferentes de uma recepção corporativa, um congresso ou uma ativação de rua.
Outro ponto importante é saber exatamente o que está incluído na proposta: horas de trabalho, transporte, alimentação, uniforme, coordenação e possíveis horas extras.
Quanto mais claro estiver o escopo, menor a chance de surgir um custo inesperado próximo ao evento.
Promotores também precisam estar integrados aos outros fornecedores
Staff não funciona de forma isolada.
Recepcionistas podem precisar conversar com a equipe de credenciamento. Promotores podem trabalhar junto ao catering ou à equipe comercial. Produtores precisam acompanhar audiovisual, montagem e fornecedores.
Por isso, é importante que alguém tenha uma visão geral da operação.
Quando cada fornecedor recebe informações diferentes ou não sabe a quem recorrer, problemas simples podem levar mais tempo para serem resolvidos.
Ter uma coordenação central facilita bastante essa comunicação.
Contrate a equipe com antecedência
Deixar a contratação de promotores e recepcionistas para os últimos dias pode limitar bastante as opções disponíveis.
Isso é ainda mais relevante em períodos com muitas feiras e eventos acontecendo simultaneamente em São Paulo.
Profissionais bilíngues ou com perfis específicos também costumam exigir mais tempo de seleção.
Com antecedência, é possível avaliar os candidatos, alinhar uniforme, preparar o briefing e organizar credenciamento e logística sem depender de decisões de última hora.
Staff faz parte da experiência do evento
Uma boa recepção dificilmente será o elemento mais comentado de um evento. Mas uma fila longa, uma informação errada ou um atendimento despreparado pode ser percebido rapidamente pelos participantes.
Por isso, o planejamento da equipe deve acontecer junto às outras decisões da produção.
Na AG+, podemos cuidar da contratação e coordenação de recepcionistas, promotores, produtores, profissionais bilíngues e outras equipes necessárias para feiras, eventos corporativos, workshops, seminários e ativações.
O trabalho começa pela definição das funções e do perfil necessário para que a equipe faça sentido dentro da operação de cada evento.
