orçamento sem trazer um benefício proporcional.
Por isso, antes de pedir uma proposta de audiovisual, é importante entender o espaço, a programação e como os equipamentos serão utilizados.
Comece pela programação do evento
O primeiro passo para dimensionar o audiovisual é saber o que vai acontecer.
O evento terá apenas palestras? Haverá mesas de debate? Vídeos serão exibidos? O público poderá fazer perguntas? Teremos apresentações simultâneas em salas diferentes? Haverá transmissão online?
Cada uma dessas situações exige uma estrutura diferente.
Um workshop para poucas pessoas pode funcionar com uma televisão ou projetor, caixas de som e um microfone. Já um seminário com palco, diferentes palestrantes e centenas de participantes pode precisar de uma operação mais completa.
Por isso, quanto mais detalhada estiver a programação, melhor será o dimensionamento técnico.
Conheça a estrutura disponível no espaço
Antes de contratar equipamentos externos, verifique o que o local já oferece.
Alguns centros de eventos, hotéis e auditórios possuem projetores, telas, sistemas de som e iluminação próprios. Outros entregam apenas a infraestrutura básica e exigem que praticamente tudo seja contratado.
Também é importante entender se o uso dos equipamentos existentes está incluído na locação ou se existe cobrança adicional.
Durante a visita técnica, vale verificar tomadas, pontos de energia, internet, posicionamento das telas, acústica e possibilidades de montagem.
Essas informações evitam descobrir limitações quando o projeto já está fechado.
Projetor, televisão ou painel de LED?
A escolha depende principalmente do tamanho do ambiente, quantidade de participantes, iluminação e tipo de conteúdo.
Uma televisão pode funcionar muito bem em uma sala pequena ou em um workshop com poucas pessoas.
Projetores são comuns em auditórios e salas de reunião, mas exigem atenção à luminosidade do ambiente e à distância disponível para projeção.
Já o painel de LED costuma ser utilizado quando é necessário trabalhar com telas maiores, ambientes muito iluminados ou projetos em que o próprio cenário audiovisual tem uma presença importante.
O maior equipamento nem sempre é a melhor solução. O objetivo é garantir que o conteúdo seja visto com qualidade por todo o público.
O tamanho da tela precisa considerar a distância do público
Não adianta ter uma apresentação bem produzida se parte dos participantes não consegue ler o conteúdo.
O dimensionamento da tela deve considerar a distância entre ela e as últimas fileiras, além do tamanho do ambiente e da disposição das cadeiras.
Também vale orientar palestrantes e equipes de criação a evitarem apresentações com textos excessivamente pequenos.
Quando o evento utiliza uma tela muito larga ou um painel de LED com proporção diferente de uma apresentação tradicional, as artes precisam ser desenvolvidas nas dimensões corretas.
Esse alinhamento deve acontecer antes da produção das apresentações e vídeos.
Quantos microfones serão necessários?
Essa é uma pergunta que precisa ser respondida a partir da programação.
Uma palestra individual pode exigir apenas um microfone. Uma mesa-redonda com cinco participantes pode precisar de um para cada pessoa ou de uma dinâmica de compartilhamento previamente definida.
Se houver perguntas do público, é recomendável prever microfones sem fio disponíveis na plateia.
Também é preciso considerar quem fará a abertura, mediação e encerramento.
Somar essas necessidades antes do evento evita improvisações durante a programação.
Microfone de mão, lapela ou headset?
Cada formato atende melhor a determinadas situações.
O microfone de mão funciona bem para mediações, entrevistas, perguntas da plateia e situações em que diferentes pessoas precisam utilizá-lo.
A lapela deixa as mãos livres e pode ser interessante para palestrantes que utilizam apresentações ou se movimentam durante a fala.
Já o headset costuma ser usado quando é importante manter uma captação mais constante mesmo com bastante movimentação.
A escolha também pode considerar a preferência do palestrante e as condições acústicas do espaço.
Não esqueça do computador das apresentações
Em muitos eventos, cada palestrante chega com seu próprio notebook e espera conectá-lo diretamente ao sistema.
Isso pode gerar atrasos entre as apresentações, incompatibilidade de cabos, mudanças de resolução e problemas com fontes, vídeos ou arquivos.
Sempre que possível, é melhor centralizar as apresentações em um computador principal da produção.
Os arquivos podem ser recebidos antecipadamente, organizados na ordem da programação e testados antes do início.
Também é recomendável manter uma cópia dos materiais em outro equipamento ou dispositivo.
Vídeos precisam ser testados antes
Se a programação inclui vídeos, não basta confirmar que o arquivo abre no computador.
É necessário verificar imagem, som, resolução e formato de exibição.
Vídeos hospedados na internet também merecem atenção. Dependendo da conexão disponível, confiar exclusivamente no streaming durante o evento pode trazer um risco desnecessário.
Quando houver autorização para isso, ter o arquivo disponível localmente pode tornar a operação mais segura.
O mesmo vale para apresentações que utilizam recursos online.
O som precisa funcionar para o tamanho da sala
A potência e o posicionamento das caixas devem considerar o ambiente e a quantidade de pessoas.
Um sistema adequado para uma sala de reunião pode não atender um auditório maior. Ao mesmo tempo, uma estrutura superdimensionada em um ambiente pequeno pode prejudicar a experiência.
A acústica também interfere bastante.
Espaços com muito vidro, pé-direito alto ou superfícies que geram reverberação podem exigir cuidados específicos.
Por isso, o dimensionamento deve ser feito por quem conhece a estrutura técnica do local e a programação prevista.
E a iluminação?
A iluminação pode cumprir funções diferentes em um evento.
Em uma palestra, o principal objetivo pode ser garantir boa visibilidade do palco e dos participantes.
Em uma premiação, lançamento ou evento de marca, ela também pode ajudar a compor o cenário e criar diferentes momentos durante a programação.
Se houver fotografia e filmagem, a iluminação precisa ser considerada também pensando na qualidade das imagens.
O projeto deve equilibrar o ambiente presencial, a apresentação no palco e o registro do evento.
Audiovisual para workshops e seminários
Em workshops e seminários, algumas necessidades aparecem com frequência: apresentação de slides, microfones, reprodução de vídeos e sonorização.
Mas o formato pode exigir outros recursos.
Uma mesa de debate precisa considerar vários participantes falando em sequência. Um workshop com atividades práticas pode exigir telas auxiliares. Um seminário com perguntas do público precisa prever como essa interação acontecerá.
Por isso, o audiovisual deve ser definido junto à programação e não apenas alguns dias antes do encontro.
Audiovisual para stands em feiras
Dentro de um stand, a lógica muda.
Painéis de LED, televisões e telas podem ser utilizados para apresentar produtos, vídeos institucionais, demonstrações, conteúdos de marca ou transmissões.
Antes de definir o equipamento, é preciso pensar em onde ele ficará instalado e qual será a distância do visitante.
Também é importante considerar o volume do áudio. Feiras já são ambientes naturalmente movimentados e barulhentos, e algumas organizadoras estabelecem regras para utilização de som nos stands.
A estrutura audiovisual também precisa estar prevista no projeto do stand, principalmente quando envolve painéis de LED, cabeamento e equipamentos instalados em estruturas suspensas ou testeiras.
Eventos híbridos e transmissão exigem outra estrutura
Se parte do público acompanhará o evento remotamente, o projeto deixa de considerar apenas quem está na sala.
Câmeras, captação de áudio, mesa de corte, computadores, plataforma de transmissão e conexão de internet passam a fazer parte da operação.
Também é necessário pensar na experiência de quem participa online.
Uma apresentação que funciona perfeitamente em um telão pode precisar de ajustes para ser visualizada em uma tela pequena.
Se houver perguntas ou convidados remotos, a interação entre os dois públicos também deve ser planejada.
Internet merece atenção especial
Mesmo eventos que não serão transmitidos podem depender bastante da conexão.
Apresentações online, vídeos, demonstrações de plataformas, credenciamento e ferramentas interativas podem exigir internet estável.
A rede disponível para convidados nem sempre deve ser a mesma utilizada pela produção.
Para operações críticas, vale avaliar uma conexão dedicada e alternativas de contingência.
A necessidade deve ser identificada durante o planejamento técnico.
A equipe técnica também faz parte da contratação
Audiovisual não significa apenas locar equipamentos.
Dependendo da complexidade, será necessário contar com técnicos responsáveis por som, vídeo, iluminação ou operação do painel de LED.
Eles acompanham testes, programação e possíveis ajustes durante o evento.
Ao comparar propostas, verifique se a equipe técnica está incluída e por quanto tempo estará disponível.
Também confirme horários de montagem, passagem de som, realização do evento e desmontagem.
Faça uma visita técnica
Quando o audiovisual tem um papel relevante no evento, a visita técnica é uma das etapas mais importantes.
Ela permite que produção, fornecedor audiovisual e espaço avaliem juntos as condições reais da operação.
É nesse momento que podem ser confirmados pontos de energia, dimensões, acesso para equipamentos, posição de palco e telas, infraestrutura disponível e limitações do local.
Resolver essas questões antecipadamente é muito mais simples do que durante a montagem.
Reserve tempo para montagem e testes
O cronograma precisa prever tempo suficiente para instalar e testar todos os equipamentos.
Som, microfones, telas, apresentações, vídeos e iluminação devem ser verificados antes da entrada dos convidados.
Se houver palestrantes disponíveis, também pode ser feita uma passagem rápida para que conheçam o palco e testem os microfones.
Em eventos mais complexos, um ensaio técnico pode ser necessário.
Esse período precisa entrar na negociação com o espaço e com os fornecedores, porque pode exigir acesso algumas horas antes ou até no dia anterior.
Tenha um plano para imprevistos
Equipamentos podem apresentar problemas, arquivos podem não abrir e cabos podem falhar.
Uma boa operação prevê alternativas para situações críticas.
Computador reserva, apresentações duplicadas, cabos adicionais, pilhas para microfones e equipamentos de backup podem evitar que um problema pequeno interrompa a programação.
O nível de contingência deve acompanhar a importância de cada recurso.
Se todo o evento depende de uma apresentação, por exemplo, aquela apresentação não deveria existir em apenas um computador.
O que pedir em um orçamento de audiovisual?
Quanto mais detalhado o briefing, mais fácil será comparar propostas.
Informe data, local, horários, número de participantes, formato da programação, quantidade de palestrantes, necessidade de telas, microfones, vídeos, iluminação e transmissão, quando houver.
Peça também que a proposta detalhe equipamentos, quantidades, equipe técnica, transporte, montagem, operação e desmontagem.
Assim, você reduz a chance de comparar dois valores que contemplam estruturas diferentes.
Audiovisual precisa fazer parte do planejamento
Deixar essa contratação para perto do evento pode gerar custos adicionais e limitar as soluções disponíveis.
O audiovisual se conecta ao espaço, à programação, ao cenário, às apresentações e até à cobertura de foto e vídeo. Por isso, o ideal é que seja pensado junto às outras frentes da produção.
Na AG+, o audiovisual pode fazer parte da produção completa de feiras, workshops, seminários, premiações e outros eventos corporativos. A estrutura é dimensionada de acordo com o espaço, público e programação de cada projeto.
Também podemos integrar essa frente à montagem, catering, staff, comunicação, brindes e cobertura, centralizando os fornecedores e a operação do evento.
