Contratar um fotógrafo ou videomaker para um evento parece uma tarefa simples: definir o período da cobertura, passar o endereço e esperar pelos registros depois.
Mas uma boa cobertura começa antes de a primeira foto ser feita.
Um seminário pode precisar de registros dos palestrantes e do público. Uma feira pode exigir imagens do stand em funcionamento, interação com visitantes e demonstrações de produtos. Já um evento corporativo pode ter momentos importantes para a comunicação institucional, além de entrevistas e conteúdos pensados especificamente para as redes sociais.
Por isso, antes de contratar a cobertura, vale responder a uma pergunta: como essas imagens serão utilizadas depois do evento?
A resposta ajuda a definir equipe, formatos, equipamentos e, principalmente, o que não pode deixar de ser registrado.
Comece definindo o objetivo da cobertura
Nem toda cobertura precisa entregar as mesmas coisas.
Em alguns eventos, o principal objetivo é criar um acervo institucional. Em outros, a prioridade está nas redes sociais ou na produção de um vídeo que resuma a experiência.
As imagens também podem ser utilizadas em apresentações comerciais, relatórios, assessoria de imprensa, site, materiais de divulgação ou campanhas para as próximas edições.
Um mesmo evento pode atender a vários desses objetivos.
Ter isso definido antes permite criar uma lista de prioridades e orientar a equipe responsável pela captação.
O que fotografar em um evento?
Uma cobertura fotográfica completa não deve se concentrar apenas no palco ou nas pessoas posando para a câmera.
O ideal é registrar diferentes aspectos do evento para construir um conjunto de imagens que conte o que aconteceu.
Entre os registros que podem ser considerados estão:
- espaço preparado antes da chegada do público;
- identidade e comunicação visual;
- recepção e credenciamento;
- participantes chegando;
- palestrantes e apresentações;
- mesas de debate;
- público acompanhando a programação;
- interação entre participantes;
- networking;
- ativações;
- patrocinadores e marcas presentes;
- catering;
- brindes e materiais;
- equipe trabalhando;
- fotos gerais do ambiente;
- detalhes da produção.
Nem todos esses registros serão necessários em qualquer evento. O roteiro deve ser adaptado ao projeto e às prioridades da empresa.
Não esqueça de fotografar o evento antes de começar
Essa é uma etapa simples que pode fazer bastante diferença.
Antes da entrada dos participantes, o espaço está organizado, os materiais estão posicionados e a comunicação visual ainda não está obstruída pelo fluxo de pessoas.
É um bom momento para fotografar palco, mesas, sinalização, brindes, catering, cenografia e outros detalhes da produção.
Em uma feira, essa lógica também vale para o stand.
Ter algumas imagens do espaço pronto e vazio permite mostrar melhor o projeto. Depois, as fotos com visitantes ajudam a registrar como aquele ambiente funcionou durante a feira.
Fotografia espontânea ou fotos posadas?
As duas podem fazer parte da cobertura.
As fotos espontâneas ajudam a mostrar interação, público e atmosfera. Já os registros direcionados são importantes quando determinadas pessoas ou grupos precisam aparecer no material.
Se o evento reúne diretoria, parceiros, palestrantes ou convidados estratégicos, vale informar ao fotógrafo quem são essas pessoas.
Não é necessário interromper constantemente a programação para produzir fotos posadas. O objetivo é equilibrar os registros naturais com aqueles que a organização sabe que precisará ter depois.
E o que deve ser filmado?
No vídeo, também é importante evitar uma captação sem direcionamento.
Filmar horas de evento sem saber o que será produzido depois pode gerar muito material e, ainda assim, faltar justamente a imagem necessária para a edição.
Se a ideia for produzir um vídeo-resumo, por exemplo, é interessante captar chegada, ambiente, participantes, palestrantes, detalhes, interação e momentos importantes da programação.
Também podem ser planejados movimentos de câmera e imagens de apoio que ajudem a conectar diferentes momentos durante a edição.
O roteiro não precisa determinar cada segundo da filmagem, mas deve orientar o videomaker sobre o que é prioridade.
Aftermovie, vídeo institucional ou reels?
O formato final interfere diretamente na captação.
Um aftermovie costuma reunir os principais momentos do evento em uma edição curta, transmitindo uma visão geral da experiência.
Um vídeo institucional pode ter uma narrativa mais estruturada, incorporando entrevistas, informações sobre o projeto e outros conteúdos.
Já os reels normalmente exigem vídeos verticais e uma dinâmica de edição pensada para as redes sociais.
Se a empresa pretende utilizar o mesmo evento para produzir diferentes formatos, isso precisa ser informado antes.
A equipe pode então planejar captações horizontais e verticais de acordo com as entregas previstas.
Conteúdo vertical precisa ser pensado durante a captação
Esse ponto se tornou especialmente importante com o uso de vídeos em Instagram, TikTok e outras plataformas.
Nem toda imagem gravada horizontalmente funciona bem quando recortada para o formato vertical.
Pessoas podem ficar fora do enquadramento, textos podem desaparecer e elementos importantes do cenário podem ser cortados.
Se houver previsão de reels ou stories, o ideal é que parte do material seja captada pensando especificamente nesse formato.
Isso também evita depender apenas de adaptações durante a edição.
Vale produzir conteúdo durante o próprio evento?
Depende da estratégia.
Em alguns projetos, faz sentido esperar o evento terminar, organizar o material e produzir os conteúdos posteriormente.
Em outros, existe interesse em publicar enquanto a programação ainda está acontecendo.
Nesse caso, a operação muda.
Além da captação, é necessário prever seleção de imagens, edição, aprovação e publicação em um período muito curto.
Se o objetivo for ter reels, fotos ou stories no mesmo dia, essa necessidade deve aparecer no briefing e no orçamento desde o início.
Fotógrafo, videomaker e storymaker fazem a mesma coisa?
As funções podem se complementar, mas não são necessariamente iguais.
O fotógrafo está concentrado na produção das imagens estáticas. O videomaker acompanha a captação necessária para os vídeos previstos no projeto.
Já um profissional dedicado ao conteúdo para redes sociais pode acompanhar o evento pensando em registros mais imediatos, vídeos verticais, bastidores, entrevistas rápidas e stories.
Em eventos com muitas entregas simultâneas, tentar concentrar todas essas funções em uma única pessoa pode significar perder momentos importantes.
A composição da equipe deve acompanhar o volume e o tipo de conteúdo que precisa ser produzido.
Entrevistas e depoimentos precisam ser planejados
Eventos são boas oportunidades para reunir pessoas que nem sempre estarão disponíveis novamente no mesmo lugar.
Clientes, especialistas, palestrantes, parceiros e participantes podem gerar depoimentos úteis para diferentes conteúdos.
Mas dificilmente basta encontrar alguém no corredor e começar a gravar.
Vale definir previamente quem seria interessante entrevistar, quais assuntos devem ser abordados e onde a gravação poderá acontecer.
O ambiente merece atenção especial. Um local muito movimentado ou com som alto pode prejudicar bastante a qualidade do áudio.
Também é importante prever microfone e iluminação quando necessário.
Na cobertura da Mostra AR-TE, realizada no Centro Cultural São Paulo, por exemplo, o trabalho da AG+ incluiu fotografia, filmagem, entrevistas e produção de reels para os canais digitais do projeto.
Crie uma lista das pessoas que precisam ser registradas
O fotógrafo e o videomaker podem não conhecer todos os convidados importantes para a organização.
Por isso, se determinadas pessoas precisam aparecer, compartilhe essa informação.
Uma lista simples com nomes, cargos e, quando necessário, fotografias de referência pode ajudar a equipe a identificar palestrantes, executivos, patrocinadores e convidados.
Em eventos com programação, a agenda também ajuda a saber quando e onde essas pessoas estarão disponíveis.
Fotografia e vídeo para feiras têm necessidades próprias
Em uma feira, a cobertura costuma precisar mostrar tanto a estrutura quanto o movimento do stand.
Além das imagens do espaço vazio, vale registrar atendimento, reuniões, demonstrações, ativações e circulação de visitantes.
Se houver produtos ou equipamentos em exposição, eles também podem precisar de registros específicos.
Outro cuidado é observar o fundo das imagens.
Como existem muitos stands, marcas e elementos visuais próximos, o posicionamento da câmera faz diferença para que a empresa contratante permaneça como protagonista do registro.
Registre os detalhes da produção
Alguns elementos podem parecer pequenos durante o evento, mas são importantes para mostrar posteriormente a dimensão do trabalho realizado.
Crachás, sinalização, materiais gráficos, brindes, mesas de catering, cenografia, telas e outros detalhes ajudam a complementar o acervo.
Isso é especialmente importante quando as imagens também serão utilizadas para demonstrar um projeto ou compor um case.
Na AG+, por exemplo, esse tipo de registro ajuda a mostrar não apenas o evento pronto, mas as diferentes entregas envolvidas na produção.
Considere a iluminação do espaço
Um ambiente agradável para quem está presente nem sempre possui as melhores condições para fotografia e vídeo.
Salas escuras, iluminação colorida, contraluz ou grandes diferenças entre palco e plateia podem exigir equipamentos e ajustes específicos.
Se a cobertura tiver importância estratégica, vale incluir fotógrafo e videomaker na visita técnica ou compartilhar previamente informações e imagens do espaço.
Quando houver uma equipe responsável pela iluminação do evento, o alinhamento entre os profissionais também pode melhorar bastante o resultado.
Áudio merece atenção nos vídeos
Uma imagem bonita não resolve um depoimento que não pode ser entendido.
Se o vídeo incluir entrevistas, falas ou depoimentos, é importante prever a captação adequada do áudio.
Dependendo da situação, podem ser utilizados microfones de lapela, de mão ou outros equipamentos específicos.
Também é importante avaliar o ruído do ambiente.
Em feiras, por exemplo, o som dos stands e a circulação de pessoas podem dificultar entrevistas feitas diretamente nos corredores.
Defina as entregas antes da contratação
“Cobertura de foto e vídeo” pode significar coisas muito diferentes.
Antes de aprovar o orçamento, deixe claro o que será entregue.
Por exemplo: quantidade ou seleção de fotografias, tratamento das imagens, vídeo-resumo, reels, entrevistas editadas, vídeos brutos ou conteúdos para publicação durante o evento.
Também alinhe os formatos, duração dos vídeos e prazos.
Isso ajuda tanto na comparação entre propostas quanto no planejamento da equipe que fará a cobertura.
Combine os prazos de entrega
Nem todo conteúdo precisa chegar ao mesmo tempo.
Pode ser interessante receber uma primeira seleção de fotografias logo após o evento para uma publicação rápida e deixar o restante do tratamento para os dias seguintes.
O mesmo pode acontecer com os vídeos.
Um reel pode ter prioridade enquanto um vídeo institucional mais elaborado exige um período maior de edição.
Definir essas prioridades antes do evento ajuda a organizar melhor o fluxo de trabalho.
Organize os arquivos pensando no uso futuro
Depois da entrega, vale manter o material organizado.
Separar fotografias e vídeos por evento, data ou tipo de conteúdo facilita bastante quando a empresa precisar encontrar uma imagem meses depois.
Também é importante entender como os arquivos serão disponibilizados e por quanto tempo permanecerão disponíveis no link de entrega.
Manter uma cópia própria evita perder um acervo que pode continuar sendo utilizado por bastante tempo.
Direitos de imagem também precisam ser considerados
Dependendo do tipo de evento e de como o conteúdo será utilizado, é importante avaliar previamente as questões relacionadas ao uso de imagem dos participantes.
Eventos fechados, entrevistas, depoimentos e conteúdos publicitários podem exigir cuidados diferentes.
A organização deve definir como essas autorizações serão tratadas de acordo com o projeto e com a finalidade das imagens.
Isso é especialmente relevante quando o material não será utilizado apenas como registro, mas também em campanhas ou outras ações de comunicação.
Faça um briefing para a equipe de cobertura
Antes do evento, reúna as principais informações em um documento simples.
Inclua programação, horários, endereço, contatos da produção, objetivos da cobertura, entregas contratadas, pessoas importantes, momentos que precisam ser registrados e formatos previstos.
Se houver referências visuais ou orientações específicas da marca, elas também podem entrar.
Esse briefing reduz dúvidas durante a operação e ajuda fotógrafo e videomaker a trabalhar com prioridades claras.
Pense na cobertura como parte da comunicação do evento
Fotografia e vídeo não precisam entrar no planejamento apenas quando todas as outras contratações já estiverem concluídas.
Quando a cobertura é pensada com antecedência, é possível aproveitar melhor o evento para gerar um acervo que continuará sendo útil depois.
Na AG+, realizamos cobertura de foto e vídeo para feiras, eventos corporativos, workshops, seminários, exposições e outras produções. O trabalho pode incluir fotografia, filmagem, entrevistas, depoimentos, reels e conteúdos para redes sociais, de acordo com as necessidades de cada projeto.
A definição começa pelo que precisa ser comunicado. A partir disso, planejamos o que deve ser registrado e quais entregas serão produzidas.
