A participação na feira está confirmada, o espaço já foi contratado e chegou a hora de começar o projeto do stand.
Uma das primeiras etapas será o briefing.
É a partir dele que a equipe responsável pelo projeto começa a entender não apenas como o espaço deve parecer, mas principalmente como ele precisa funcionar durante a feira.
Metragem e identidade visual são importantes, claro. Mas um bom briefing precisa ir além.
Quantas pessoas trabalharão no stand? Quais produtos serão expostos? A empresa pretende realizar reuniões? Haverá café ou catering? É necessário ter depósito? Existe algum equipamento pesado? O espaço terá alguma ativação?
Quanto mais informações estiverem disponíveis no início, melhores serão as condições para desenvolver um projeto adequado à realidade do expositor.
Neste artigo, reunimos os principais pontos que não podem faltar em um briefing para projeto de stand.
1. Informações sobre a feira
Comece pelo básico:
- nome da feira;
- data do evento;
- local de realização;
- cidade;
- número do stand;
- pavilhão, quando houver;
- datas e horários disponíveis para montagem e desmontagem.
Essas informações ajudam a identificar o evento e também permitem consultar as regras específicas da feira e do local onde ela será realizada.
Se a empresa já tiver acesso ao portal do expositor ou aos documentos enviados pela organização, vale reunir esse material desde o início.
2. Planta e metragem do stand
Não basta informar que o stand tem 30, 50 ou 100 m².
A equipe de projeto precisa conhecer o formato exato do espaço.
Envie a planta fornecida pela organização da feira, preferencialmente com medidas, localização dos corredores, posição dos stands vizinhos, pilares ou outras interferências existentes.
Também é importante informar quantos lados são abertos para circulação.
Um stand de 30 m² com apenas uma frente aberta exige um projeto diferente de outro com a mesma metragem localizado em uma esquina e aberto para dois corredores.
A posição do espaço dentro do pavilhão interfere diretamente na forma como o layout pode ser desenvolvido.
3. Manual do Expositor
Se você já recebeu o Manual do Expositor, envie junto com o briefing.
Esse documento reúne as regras que precisam ser consideradas durante o desenvolvimento e a montagem do stand.
Dependendo da feira, podem existir normas relacionadas a altura máxima, recuos, estruturas, materiais, energia elétrica, hidráulica, credenciamento, acesso ao pavilhão, horários de montagem e documentação técnica.
Ter essas informações desde o início reduz o risco de desenvolver uma solução que depois precise ser alterada para atender às regras do evento.
4. Objetivo da participação na feira
Esse é um dos pontos mais importantes do briefing.
Por que sua empresa está participando daquela feira?
Pode ser para:
- apresentar um lançamento;
- gerar novos contatos comerciais;
- receber clientes;
- fortalecer a presença da marca;
- entrar em um novo mercado;
- apresentar produtos;
- realizar demonstrações;
- encontrar distribuidores ou parceiros;
- promover reuniões;
- trabalhar relacionamento com clientes atuais.
É possível ter mais de um objetivo, mas vale indicar quais são as prioridades.
Essa informação ajuda a definir como o espaço deve ser organizado.
Se o foco principal for exposição de produtos, eles precisam ganhar destaque. Se a prioridade for relacionamento, talvez seja necessário reservar mais espaço para mesas e reuniões. Se houver muitas demonstrações, circulação e visibilidade passam a ter ainda mais importância.
O projeto precisa acompanhar o que a empresa pretende fazer durante a feira.
5. Quantas pessoas trabalharão no stand?
Informe uma estimativa da equipe que estará presente simultaneamente.
Não estamos falando apenas do número total de credenciais durante os dias de evento, mas de quantas pessoas realmente ocuparão o espaço ao mesmo tempo.
Isso interfere na circulação, quantidade de assentos, áreas de atendimento e tamanho das estruturas de apoio.
Um stand projetado para uma equipe de quatro pessoas funciona de maneira diferente de outro que terá quinze profissionais trabalhando ao mesmo tempo.
6. Quem o stand precisa receber?
Além da equipe interna, pense no público.
A empresa pretende receber principalmente visitantes que passam pelo corredor ou já possui reuniões agendadas com clientes e parceiros?
Haverá compradores, distribuidores, imprensa ou convidados?
Existe previsão de receber grupos maiores em determinados horários?
Entender como essas pessoas serão recebidas ajuda a definir se o espaço precisa de balcões de atendimento, mesas, lounges, salas fechadas ou áreas mais abertas.
7. Produtos, máquinas e equipamentos que serão expostos
Se haverá produtos no stand, descreva o que será apresentado.
Informe quantidade, dimensões e como cada item deve aparecer.
Produtos menores podem exigir prateleiras, nichos ou vitrines. Outros precisam de bancadas específicas.
Já máquinas, equipamentos e peças de grande porte precisam ser considerados desde o início por questões de peso, movimentação, posicionamento, segurança e acesso ao pavilhão.
Se possível, envie:
- fotos;
- medidas;
- peso;
- quantidade;
- forma de exposição;
- necessidades de energia;
- informações sobre funcionamento durante a feira.
Uma peça de centenas de quilos, por exemplo, não pode aparecer no briefing quando o projeto já está praticamente aprovado.
Ela faz parte da arquitetura e da logística do stand.
8. Ambientes necessários
Faça uma lista do que precisa existir dentro do espaço.
Dependendo do projeto, pode ser necessário prever:
- recepção;
- balcão de atendimento;
- mesas para reuniões;
- sala de reunião fechada;
- lounge;
- área para exposição de produtos;
- depósito;
- copa;
- bar;
- café;
- espaço para demonstrações;
- área para ativação;
- espaço técnico;
- vitrines;
- prateleiras.
Também vale indicar prioridades.
Em uma metragem limitada, talvez não seja possível incluir tudo com o tamanho inicialmente imaginado. Saber o que é indispensável ajuda a equipe a tomar melhores decisões durante o desenvolvimento do layout.
9. Necessidade de depósito
Esse é um item fácil de esquecer no briefing e difícil de ignorar durante a feira.
Onde ficarão mochilas, bolsas, caixas, brindes, materiais impressos, estoque de produtos e itens da equipe?
Se haverá catering, onde serão armazenados copos, bebidas, alimentos e materiais para reposição?
Nem sempre o depósito precisa ser grande, mas algum espaço de apoio costuma fazer diferença na organização do stand.
O tamanho necessário dependerá da operação prevista.
10. Catering e área de café
Se a empresa pretende oferecer café, água, bebidas, alimentos ou realizar algum tipo de recepção no stand, essa informação precisa entrar no briefing.
Dependendo do serviço, o projeto pode precisar prever bancada, frigobar, cafeteira, pia, armazenamento, lixeira e espaço para reposição.
Em projetos com bar ou uma operação maior de catering, as necessidades aumentam.
Pensar nisso depois que o layout está aprovado pode significar sacrificar áreas que tinham outra função.
11. Recursos audiovisuais
TV, painel de LED, videowall, equipamentos de som e outros recursos precisam ser previstos no projeto.
Informe o que a empresa pretende utilizar e, quando possível, o tamanho dos equipamentos.
Também pense no conteúdo.
Um painel de LED pode ter grande presença no projeto, mas é importante saber o que será exibido e de onde esse conteúdo poderá ser visto.
Posição, altura, distância e fluxo do público interferem nessa decisão.
12. Comunicação visual e identidade da marca
Envie os materiais disponíveis para orientar o desenvolvimento visual do stand.
Podem entrar:
- logotipo em arquivo aberto ou alta resolução;
- manual de identidade visual;
- cores institucionais;
- tipografia;
- imagens;
- campanhas em andamento;
- key visual do evento, quando houver;
- materiais de comunicação já desenvolvidos.
Se a empresa possui regras específicas para aplicação da marca, elas também devem ser informadas.
E, se ainda não houver uma definição visual para a participação na feira, isso precisa ficar claro. Assim, criação e arquitetura podem ser pensadas juntas desde o início.
13. Referências ajudam, mas explique o que você gostou
Enviar referências de outros stands é útil.
Mas, em vez de mandar dez imagens sem contexto, indique o que chamou sua atenção em cada uma.
Pode ser a iluminação, o uso de madeira, a organização dos produtos, o formato da testeira, uma vitrine, o tipo de mobiliário ou simplesmente a sensação de um espaço mais aberto.
Também vale dizer o que você não quer.
Essas informações ajudam a entender a expectativa estética sem transformar a referência em algo que precisa ser copiado.
O objetivo é encontrar um caminho adequado para a sua marca e para aquele espaço.
14. Brindes e materiais promocionais
Se haverá distribuição de brindes, catálogos, amostras ou outros materiais, informe quantidades aproximadas e como eles serão utilizados.
Uma empresa que pretende entregar milhares de catálogos ao longo da feira terá uma necessidade de armazenamento diferente de outra que trabalhará apenas com QR Code.
Da mesma forma, uma ativação com distribuição de brindes pode exigir balcão, estoque e uma área específica para organizar a dinâmica.
O material que será entregue também ocupa espaço.
15. Ativações e ações especiais
Vai acontecer alguma coisa além do atendimento normal no stand?
Pode ser uma demonstração, degustação, lançamento, dinâmica, jogo, apresentação, transmissão, entrevista ou qualquer outra ação programada.
Explique como deverá funcionar, quantas pessoas podem participar e quais equipamentos serão necessários.
Uma ativação pode interferir bastante no fluxo do stand. Por isso, deve fazer parte do projeto e não ser simplesmente acrescentada ao espaço depois.
16. Necessidades de acessibilidade
A circulação pelo stand deve ser considerada desde o desenvolvimento do layout.
Informe também se existe alguma necessidade específica relacionada ao público, equipe ou convidados.
Além de atender às normas aplicáveis ao evento, pensar em acessibilidade desde o início ajuda a criar um espaço mais adequado para diferentes pessoas que poderão visitar o stand.
17. Orçamento disponível
Nem toda empresa se sente confortável em informar o orçamento logo no primeiro contato, mas essa informação pode tornar o desenvolvimento do projeto muito mais objetivo.
Um stand pode ser produzido de diversas maneiras.
Materiais, estruturas, acabamentos, audiovisual, mobiliário e cenografia interferem diretamente no investimento.
Conhecer uma faixa de orçamento ajuda a desenvolver uma proposta compatível com a realidade do projeto, em vez de apresentar uma solução que depois precisará ser completamente refeita.
Não precisa necessariamente ser um valor fechado.
Uma faixa de investimento já ajuda bastante.
18. Prazos e responsáveis pelas aprovações
Por último, informe quem participará das decisões.
Quem aprova o layout? Quem valida a comunicação visual? Existe uma matriz internacional envolvida? Compras precisa aprovar o fornecedor? Jurídico participa do processo? Quantas pessoas precisam validar o projeto?
Esse ponto pode parecer administrativo, mas interfere diretamente no cronograma.
Também vale compartilhar desde o início datas internas importantes para aprovação.
A feira tem uma data fixa. Por isso, quanto mais organizado estiver o fluxo de decisões, mais tempo haverá para projeto, ajustes e produção.
Checklist: o que enviar no briefing do stand?
Antes de solicitar o projeto, confira se você já tem:
- Nome, data e local da feira
- Planta do espaço
- Metragem
- Número de lados abertos
- Manual do Expositor
- Objetivo da participação
- Quantidade de pessoas da equipe
- Perfil dos visitantes
- Produtos e equipamentos que serão expostos
- Ambientes necessários
- Necessidade de depósito e copa
- Catering
- Recursos audiovisuais
- Identidade visual
- Referências
- Brindes e materiais promocionais
- Ativações
- Necessidades específicas de acessibilidade
- Faixa de investimento
- Prazos para aprovação
- Responsáveis pelo projeto
Não se preocupe se ainda não tiver todas as respostas.
O briefing também serve para identificar o que precisa ser definido ao longo do projeto.
O mais importante é compartilhar desde o início as informações que já existem e sinalizar os pontos que ainda estão em aberto.
Um bom projeto começa entendendo o que precisa acontecer dentro do stand
Um briefing completo não serve apenas para facilitar o trabalho de quem vai desenvolver o projeto.
Ele ajuda a empresa expositora a organizar a própria participação na feira.
Quando objetivos, produtos, equipe, operação e necessidades estão claros, o stand deixa de ser pensado apenas como uma estrutura dentro do pavilhão e passa a ser desenvolvido para a rotina que realmente acontecerá ali.
Na AG+, começamos nossos projetos entendendo justamente essas necessidades.
A partir do briefing, desenvolvemos o espaço considerando a identidade da marca, as características da feira e tudo o que precisa funcionar durante os dias de evento.
Já tem uma feira programada?
Envie para a AG+ o nome da feira, a metragem do espaço e as informações que você já possui.
A gente ajuda a organizar o restante do briefing e transformar essas necessidades em um projeto para o seu stand.
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