Ecobag, caderno, copo, camiseta, nécessaire, carregador portátil, chaveiro. Quando chega a hora de escolher os brindes personalizados de um evento, opções não faltam.
O problema é que começar pelo produto nem sempre é o melhor caminho.
Antes de decidir o que será produzido, vale pensar em quem vai receber o brinde, em qual momento ele será entregue, qual relação terá com o evento e, principalmente, se existe uma chance real de continuar sendo usado depois.
Um brinde pode ajudar a ampliar a presença da marca, complementar a experiência do participante ou servir como parte de uma ação. Mas, para isso, precisa fazer sentido dentro do projeto.
Comece pelo público, não pelo catálogo
Uma das primeiras perguntas deveria ser: quem vai receber esse brinde?
O que funciona para participantes de um congresso médico pode não ter o mesmo apelo em uma feira industrial. Um encontro com jornalistas pode pedir uma solução diferente de uma convenção interna para funcionários.
Perfil profissional, faixa etária, rotina, contexto do evento e até a forma como as pessoas chegaram ao local podem influenciar a escolha.
Em uma feira, por exemplo, o visitante provavelmente passará por vários stands e receberá diferentes materiais ao longo do dia. Um item grande, pesado ou difícil de carregar pode acabar se tornando um incômodo.
Já em um evento fechado, com público previamente conhecido, existe mais espaço para personalizar a escolha de acordo com as características dos convidados.
Pense na relação entre o brinde e o evento
Nem todo brinde precisa representar literalmente o tema do encontro. Mas, quando existe uma conexão natural, ela pode tornar a escolha mais interessante.
Um evento relacionado a bem-estar pode trabalhar com itens que façam parte dessa rotina. Um encontro sobre sustentabilidade pode considerar materiais, durabilidade e origem dos produtos. Uma convenção de vendas pode utilizar o próprio kit como apoio às atividades previstas durante o dia.
A ideia não é forçar um conceito em qualquer objeto, mas entender se o brinde consegue conversar com o contexto em que será entregue.
Isso também ajuda a sair das escolhas automáticas feitas apenas porque determinado produto é comum em eventos.
Utilidade costuma aumentar a vida útil do brinde
Uma pergunta simples ajuda bastante durante a escolha:
A pessoa usaria esse item se ele não tivesse a minha marca?
Se a resposta for sim, existe uma boa chance de o brinde continuar presente na rotina do participante depois do evento.
Ecobags, copos, garrafas, cadernos, nécessaires e acessórios para tecnologia são alguns exemplos que podem ter uso recorrente, dependendo do público.
Isso não significa que todo brinde precise ser extremamente funcional. Em algumas ações, um objeto divertido, colecionável ou relacionado a uma experiência pode cumprir melhor o objetivo.
O importante é que a escolha tenha uma razão além de simplesmente colocar o logotipo da empresa em algum produto.
Considere como o brinde será utilizado durante o próprio evento
Alguns itens podem começar a cumprir sua função antes mesmo de o participante ir embora.
Um caderno pode ser utilizado durante palestras e workshops. Uma ecobag pode ajudar a reunir folders e outros materiais recebidos. Um copo ou garrafa pode fazer parte da experiência do evento.
Em outros casos, o brinde pode integrar uma dinâmica, uma ativação ou uma ação de relacionamento.
Pensar nesse uso ajuda a integrar o material ao restante da produção, em vez de tratá-lo como uma entrega isolada.
Brindes para feiras precisam considerar a dinâmica do stand
Em feiras, existe outro ponto importante: para quem o brinde será entregue?
Distribuir um item para todas as pessoas que passam pelo stand exige uma estratégia diferente de trabalhar com brindes destinados a clientes, prospects ou participantes de uma ativação.
Também é possível criar níveis diferentes de materiais.
Um item de distribuição mais ampla pode ser combinado com um brinde específico para reuniões comerciais, clientes estratégicos ou pessoas que participarem de determinada ação.
A quantidade, o valor unitário e a logística mudam bastante de acordo com essa decisão.
Por isso, o planejamento dos brindes deve estar conectado ao objetivo da empresa na feira.
Personalização não significa apenas colocar o logo
A aplicação da marca é importante, mas existem outras maneiras de personalizar um item.
Cores, frases, ilustrações, embalagens, formatos e a própria composição de um kit podem ajudar a construir uma peça mais relacionada ao projeto.
Em alguns casos, uma aplicação de marca mais discreta pode até aumentar a possibilidade de uso posterior.
Também é importante observar a área disponível para personalização. Uma arte desenvolvida para uma ecobag não pode simplesmente ser reduzida e aplicada da mesma maneira em um copo ou em uma caneta.
Cada material exige uma adaptação.
A qualidade do produto também comunica
Um brinde carrega a marca da empresa mesmo depois que o evento termina.
Por isso, vale avaliar acabamento, resistência, impressão, material e funcionamento antes de aprovar grandes quantidades.
Quando possível, peça uma amostra física ou protótipo.
Fotografias de catálogo ajudam na escolha inicial, mas nem sempre mostram textura, tamanho real, qualidade da impressão ou acabamento.
Para itens que serão produzidos em grande volume, uma aprovação prévia pode evitar descobrir problemas quando todo o material já estiver pronto.
Sustentabilidade precisa ir além do discurso
Se a sustentabilidade fizer parte da escolha, é importante olhar para o produto como um todo.
Material, durabilidade, embalagem, origem, transporte e possibilidade de reutilização são alguns dos aspectos que podem ser considerados.
Um item reutilizável e durável pode fazer mais sentido do que vários objetos de pouca utilidade distribuídos em grande quantidade.
Também é importante ter cuidado com as alegações utilizadas na comunicação. Termos como “sustentável”, “ecológico” ou “amigo do meio ambiente” não deveriam ser aplicados automaticamente apenas porque determinado produto utiliza um material específico.
Quando houver uma característica concreta, é melhor comunicá-la de forma objetiva.
Kits podem reunir diferentes momentos da experiência
Em alguns eventos, em vez de um único produto, pode fazer sentido montar um kit.
Ele pode ser entregue no credenciamento, enviado previamente aos participantes ou utilizado como presente ao final da programação.
A composição deve seguir a mesma lógica dos brindes individuais: cada item precisa ter uma função ou relação com a experiência.
Também é importante pensar na embalagem, no transporte e na forma como o participante levará o kit para casa.
Um conjunto muito volumoso pode ser ótimo visualmente, mas pouco prático para alguém que ainda precisará pegar um avião depois do evento.
Defina o orçamento antes de escolher os produtos
O orçamento não envolve somente o preço unitário do brinde.
É preciso considerar personalização, criação e adaptação das artes, embalagem, montagem de kits, frete e possíveis entregas em diferentes endereços.
A quantidade também interfere bastante no valor unitário.
Por isso, ao solicitar um orçamento, tenha pelo menos uma estimativa de quantas unidades serão necessárias e de quanto pode ser investido no projeto.
Com essas informações, fica mais fácil procurar opções compatíveis com a realidade do evento.
Quantos brindes produzir?
A resposta depende de como será feita a distribuição.
Em um evento fechado com inscrições confirmadas, o número de participantes oferece uma base mais previsível. Ainda assim, pode ser interessante manter algumas unidades adicionais para palestrantes, convidados, equipe ou imprevistos.
Em uma feira aberta, o cálculo é diferente.
Nesse caso, é preciso considerar público esperado no stand, quantidade de dias, estratégia de distribuição e critérios definidos pela equipe.
Produzir um brinde para cada visitante da feira inteira raramente será uma referência útil. O que importa é estimar quantas pessoas a empresa pretende efetivamente atender ou impactar com aquela ação.
Atenção aos prazos de produção
Brindes personalizados precisam entrar cedo no cronograma.
Depois da escolha do produto, ainda podem existir etapas de orçamento, aprovação, desenvolvimento da arte, produção de amostra, fabricação, personalização, conferência e transporte.
Itens produzidos sob medida ou em grandes quantidades podem exigir prazos ainda maiores.
Deixar essa contratação para a semana do evento reduz as opções e aumenta o risco de precisar escolher um produto apenas porque é o único disponível para entrega rápida.
Confira os materiais quando eles chegarem
A entrega do fornecedor não deveria ser a primeira vez que alguém olha para os brindes prontos.
Reserve tempo para conferir quantidade, aplicação da arte, cores, acabamento e possíveis avarias.
Se os produtos fizerem parte de kits, também será necessário organizar a montagem e verificar se todos receberam os mesmos itens.
Essa conferência precisa acontecer antes do transporte para o evento.
Planeje também o armazenamento e a entrega
Mil unidades de um produto ocupam espaço.
Antes da produção, é importante saber onde os brindes serão entregues, onde ficarão armazenados e como chegarão ao evento.
Em feiras, verifique também os horários e regras de acesso para abastecimento do stand.
Durante o evento, evite deixar todo o estoque exposto. Trabalhar com reposições ao longo do dia facilita o controle e mantém a área organizada.
O brinde pode fazer parte da estratégia de relacionamento
A entrega não precisa acontecer de maneira automática.
Em uma feira, o brinde pode acompanhar uma conversa comercial, uma demonstração ou uma ativação. Em um evento corporativo, pode marcar a chegada dos participantes ou funcionar como lembrança ao final da programação.
A decisão sobre quando e como entregar é tão importante quanto a escolha do produto.
Quando esse momento é planejado, o brinde deixa de ser apenas mais um material disponível sobre uma mesa e passa a cumprir uma função dentro do evento.
O que avaliar antes de aprovar um brinde?
Antes de fechar a produção, vale fazer uma última revisão:
- O produto faz sentido para o público?
- Tem relação com o evento ou com a marca?
- É fácil de transportar?
- Tem utilidade depois do evento?
- A personalização funciona bem nesse material?
- A qualidade foi conferida?
- A quantidade está adequada à estratégia de distribuição?
- O prazo de produção é seguro?
- Embalagem, frete e armazenamento estão previstos no orçamento?
Se essas respostas estiverem claras, a chance de fazer uma escolha mais adequada aumenta bastante.
Brindes também fazem parte do planejamento do evento
A escolha do brinde funciona melhor quando acontece junto às outras frentes do projeto.
Público, conceito, comunicação, orçamento, logística e forma de distribuição influenciam diretamente no que vale a pena produzir.
Na AG+, cuidamos da criação e produção de brindes personalizados para feiras, eventos corporativos, workshops, seminários e ativações. Podemos trabalhar desde a busca e seleção dos produtos até personalização, produção, montagem de kits e entrega.
O objetivo é encontrar uma solução compatível com o evento, com a marca e, principalmente, com as pessoas que vão receber o material.
