São Paulo oferece uma quantidade enorme de espaços para eventos. Hotéis, centros de convenções, casas de eventos, auditórios, restaurantes, rooftops e espaços culturais são algumas das possibilidades.
Ter muitas opções é ótimo, mas também torna a escolha mais difícil.
Um espaço pode ser bonito nas fotos e ter a capacidade necessária, mas não funcionar para a operação planejada. Outro pode parecer mais caro no primeiro orçamento, mas já incluir estruturas que evitariam diversas contratações adicionais.
Por isso, antes de escolher onde realizar um evento corporativo em São Paulo, vale olhar para muito mais do que endereço, capacidade e valor da locação.
Comece pelo formato do evento
Antes de procurar espaços, defina o que precisa acontecer ali.
Uma convenção para 500 pessoas tem necessidades muito diferentes de um workshop para 40. Um lançamento de produto pode precisar de espaço para cenografia e demonstrações, enquanto um seminário depende principalmente de um bom auditório e estrutura audiovisual.
Algumas perguntas ajudam a começar:
Quantas pessoas são esperadas?
Elas ficarão sentadas durante todo o evento?
Haverá palestras ou apresentações?
É necessário palco?
Teremos coffee break, almoço ou coquetel?
Existe um momento de networking?
Será necessário credenciamento?
Haverá convidados de outras cidades?
Precisamos montar cenografia ou comunicação visual?
Com essas respostas, a busca fica muito mais objetiva.
Capacidade não significa apenas número de pessoas
“Capacidade para 300 pessoas” é uma informação incompleta.
É preciso entender em qual configuração o espaço comporta essas 300 pessoas.
Auditório, mesas redondas, formato escolar, coquetel e plateia com palco ocupam áreas diferentes. Se ainda houver buffet, credenciamento, exposição de produtos, lounge ou área para networking, a planta muda novamente.
Por isso, ao pedir uma proposta, informe ao espaço não apenas o número estimado de convidados, mas também como pretende utilizar o ambiente.
Vale pedir uma planta e simular a distribuição antes da contratação.
Em São Paulo, localização merece atenção especial
Quem organiza eventos na cidade sabe que alguns quilômetros podem representar uma diferença considerável no tempo de deslocamento.
Por isso, a localização deve ser pensada a partir do público.
Se a maior parte dos participantes trabalha em determinada região, isso pode pesar na decisão. Para eventos com convidados de outros estados ou países, proximidade de hotéis e facilidade de deslocamento a partir dos aeroportos também entram na conta.
Transporte público, estacionamento, acesso por aplicativos e segurança no horário de entrada e saída são outros pontos importantes.
A facilidade de acesso aparece, inclusive, entre os critérios mais recorrentes na escolha de espaços corporativos na capital.
Veja o que já existe de audiovisual
Projetor, painel de LED, sistema de som, microfones, iluminação, estrutura para transmissão e internet podem representar uma parte importante do orçamento de um evento.
Por isso, pergunte exatamente o que o espaço oferece.
Não basta saber que “tem som” ou “tem internet”.
Quantos microfones estão disponíveis? O projetor atende ao tamanho da sala? Existe técnico durante o evento? A internet comporta convidados conectados simultaneamente? Existe conexão dedicada caso seja feita uma transmissão?
Internet, áudio, vídeo, iluminação e suporte técnico são pontos que precisam ser avaliados de acordo com a programação prevista.
Se a estrutura existente não atender, ainda é possível contratar fornecedores externos, desde que o espaço permita.
Pergunte sobre fornecedores exclusivos
Esse é um detalhe que pode mudar bastante o orçamento.
Alguns espaços permitem contratar livremente catering, audiovisual, mobiliário e outros fornecedores. Outros trabalham com parceiros homologados ou possuem serviços exclusivos.
Por isso, antes de comparar duas propostas, entenda o que realmente pode ser contratado por fora.
Imagine que um espaço tenha uma locação mais barata, mas exija a contratação exclusiva de alimentação e audiovisual. Outro pode ter uma diária maior, porém oferecer liberdade para negociar essas frentes.
Só olhar o valor da locação não mostra necessariamente qual opção terá o melhor custo final.
Catering precisa entrar nessa conversa
Se haverá alimentação e bebidas, descubra como funciona a operação do local.
Existe cozinha?
Há uma copa de apoio?
É permitido contratar catering externo?
Existem equipamentos disponíveis?
Há geladeiras ou será necessário levá-las?
Onde os alimentos podem ser armazenados?
Existe acesso separado para fornecedores?
Para um coffee break simples, algumas dessas questões podem ter pouco impacto. Para um coquetel ou evento de longa duração, fazem bastante diferença.
Esse é também um bom momento para definir se o serviço será um coffee break, coquetel ou uma operação mais completa de catering — assunto que abordamos em nosso guia sobre como escolher o catering para um evento.
Confira os horários de montagem e desmontagem
Essa informação costuma receber menos atenção do que deveria.
Se o evento começa às 8h, quando a equipe poderá entrar para montar?
Na noite anterior? Às 6h do mesmo dia? O espaço cobra uma diária adicional para montagem antecipada?
Isso interfere diretamente na produção.
Cenografia, comunicação visual, audiovisual, mobiliário, catering e credenciamento precisam estar prontos antes da chegada do primeiro convidado.
Também pergunte até que horário a desmontagem pode acontecer. Dependendo do contrato, ultrapassar o período estabelecido pode gerar custos extras.
Entenda como funciona carga e descarga
Se haverá entrada de equipamentos ou estruturas, esse item é indispensável.
Verifique onde os veículos param, quais são os horários permitidos, se existe doca, elevador de carga e limite de tamanho ou peso.
Também vale confirmar se fornecedores precisam enviar documentação antecipadamente ou realizar algum tipo de credenciamento.
Em um evento com pouca montagem, isso pode ser simples. Quando entram cenografia, painéis de LED, mobiliário, equipamentos de catering e materiais gráficos, a logística ganha outra dimensão.
Existe espaço de apoio?
O salão principal normalmente recebe toda a atenção durante a visita técnica. Mas é importante olhar para o que acontece fora dele.
Dependendo do evento, pode ser necessário ter:
- sala para palestrantes;
- camarim;
- depósito;
- sala para equipe de produção;
- copa;
- área para guardar brindes e materiais;
- espaço para equipamentos e cases;
- área reservada para fornecedores.
Se não houver esses ambientes, é preciso entender onde cada operação ficará durante o evento.
Acessibilidade precisa ser verificada
Acessibilidade não deve ser tratada apenas como uma pergunta genérica ao espaço.
Observe o percurso completo do participante: chegada, entrada, credenciamento, acesso ao salão, palco, banheiros e áreas de alimentação.
Se houver diferentes pisos, confirme a existência de elevadores ou outras soluções adequadas.
Faça uma visita técnica antes de fechar
Fotos e vídeos ajudam bastante na primeira seleção, mas não substituem uma visita técnica.
É nesse momento que a equipe consegue verificar circulação, acessos, estrutura, pontos de energia, áreas de apoio, acústica, montagem e possíveis limitações.
Se o projeto já estiver mais avançado, pode valer a pena realizar a visita com profissionais responsáveis por produção, audiovisual ou cenografia.
Muitos problemas que seriam descobertos apenas na montagem aparecem rapidamente durante uma boa visita técnica.
Compare propostas pelo custo total
Ao receber os orçamentos, evite comparar apenas:
Espaço A: R$ X
Espaço B: R$ Y
Monte uma comparação considerando tudo o que será necessário para realizar o evento.
Locação, mobiliário, audiovisual, internet, segurança, limpeza, gerador, catering, estacionamento, equipe técnica e horas adicionais de montagem são alguns exemplos.
Um local com diária maior pode acabar sendo mais econômico se já oferecer boa parte da estrutura necessária.
Que tipo de espaço escolher?
Não existe uma única resposta.
Hotéis podem funcionar bem quando há convidados de outras cidades, necessidade de hospedagem e reuniões ou convenções.
Centros de convenções costumam oferecer estrutura para eventos maiores, congressos, convenções e projetos que exigem montagens mais complexas.
Casas de eventos podem ser interessantes para encontros corporativos, lançamentos, confraternizações e experiências com maior liberdade de ambientação.
Auditórios funcionam bem quando conteúdo e apresentações são o centro da programação.
Restaurantes e espaços gastronômicos podem fazer sentido para encontros de relacionamento, jantares, celebrações e eventos menores.
O formato deve orientar o endereço — e não o contrário.
Espaços para eventos em São Paulo
A cidade possui desde espaços para encontros de poucas dezenas de pessoas até grandes estruturas para congressos e convenções.
Entre os centros de eventos mais conhecidos estão Expo Center Norte, São Paulo Expo, Transamerica Expo Center, Distrito Anhembi, Frei Caneca e Pro Magno Centro de Eventos.
Mas esses são apenas alguns exemplos. Para eventos corporativos menores, São Paulo possui uma oferta enorme de hotéis, auditórios, casas, espaços culturais e locais voltados especificamente a encontros empresariais.
Por isso, a escolha deve começar pelas necessidades do projeto, não por uma lista pronta de lugares.
Como a AG+ pode ajudar na escolha do espaço?
A escolha e a negociação do local podem fazer parte do planejamento de um evento.
A AG+ pesquisa espaços de acordo com o briefing, solicita propostas, compara estruturas e condições comerciais, realiza visitas técnicas e ajuda a entender qual opção funciona melhor para o formato planejado.
Depois da definição do local, a produção pode seguir de forma integrada com outras frentes, como audiovisual, catering, staff, comunicação visual, brindes e cobertura.
Está planejando um evento corporativo em São Paulo? Fale com a AG+ para estruturar o projeto desde a escolha do espaço até a execução.
