Sua empresa confirmou a participação em uma feira. O espaço foi reservado e a data já está no calendário. E agora?

Entre a contratação da área e a abertura do evento existe uma lista considerável de decisões a serem tomadas.

Stand, fornecedores, documentação, equipe, catering, materiais, brindes, comunicação, logística, credenciais e divulgação são apenas algumas delas.

Por isso, participar de uma feira como expositor exige planejamento. Quanto antes as principais decisões forem tomadas, mais tempo haverá para desenvolver o projeto, comparar fornecedores, organizar a operação e evitar que tudo fique para as últimas semanas.

Neste guia, reunimos os principais pontos que uma empresa precisa considerar para organizar sua participação em uma feira, do planejamento inicial ao pós-evento.

1. Comece definindo o objetivo da participação

Antes de pensar no stand, vale responder uma pergunta: por que a empresa está participando dessa feira?

O objetivo pode ser gerar novos negócios, encontrar clientes, lançar um produto, apresentar uma nova solução, fortalecer a marca, encontrar distribuidores ou estreitar o relacionamento com o mercado.

É possível ter mais de um objetivo, mas é importante definir quais são as prioridades.

Essa decisão influencia praticamente tudo o que vem depois.

Uma empresa que pretende realizar muitas reuniões durante a feira pode precisar de uma sala reservada no stand. Quem vai expor produtos precisa considerar vitrines, prateleiras, demonstrações e circulação. Já uma marca que pretende fazer uma ativação terá outras necessidades de espaço, equipe e estrutura.

Também é nesse momento que vale definir como o resultado será avaliado. Número de leads, reuniões realizadas, oportunidades comerciais abertas e propostas geradas são alguns exemplos.

2. Defina o orçamento da participação

O custo de participar de uma feira não termina na contratação do espaço.

O planejamento financeiro deve considerar todas as frentes envolvidas no projeto.

Entre elas podem estar:

• locação da área na feira;
• projeto, produção e montagem do stand;
• taxas cobradas pela organização;
• energia elétrica e pontos adicionais;
• internet;
• mobiliário;
• equipamentos audiovisuais;
• comunicação visual;
• catering;
• recepcionistas, promotores e outros profissionais;
• brindes e materiais;
• transporte e hospedagem da equipe;
• fotografia e vídeo;
• logística de produtos e materiais.

Ter uma visão mais completa desde o início ajuda a distribuir melhor o investimento e reduz a chance de descobrir custos importantes quando o orçamento já estiver comprometido.

3. Leia o Manual do Expositor

Pode não ser a parte mais interessante do projeto, mas é uma das mais importantes.

Cada feira possui suas próprias regras, datas e procedimentos. O Manual do Expositor normalmente reúne informações sobre montagem, desmontagem, credenciamento, acesso de fornecedores, energia, segurança, documentação e prazos.

Também é comum haver datas específicas para envio e aprovação do projeto do stand e para apresentação de documentos técnicos.

Assim que receber o manual, identifique as principais datas e coloque todas elas no cronograma do projeto.

Se outras empresas estiverem envolvidas na produção, compartilhe com elas as informações relacionadas às suas atividades.

4. Comece o projeto do stand com antecedência

O stand é uma das decisões que mais influencia o restante do planejamento.

Não existe uma única configuração que funcione para todas as empresas. A metragem, localização dentro do pavilhão, número de lados abertos e objetivos da participação precisam ser considerados no desenvolvimento do projeto.

Além da parte visual, pense na utilização prática do espaço.

Quantas pessoas estarão trabalhando?

Haverá reuniões?

Produtos serão expostos?

É necessário depósito?

O stand terá catering?

Será preciso instalar telas ou painéis de LED?

Haverá alguma ativação?

Responder essas perguntas antes de iniciar o projeto ajuda a evitar alterações posteriores e permite que arquitetura e operação sejam pensadas juntas.

Em projetos personalizados, começar com alguns meses de antecedência também dá mais espaço para desenvolvimento, aprovação, ajustes, escolha de materiais e produção.

5. Pense no fluxo de pessoas dentro do stand

Um stand bonito que não funciona durante a feira pode acabar dificultando a própria operação.

Observe onde as pessoas serão recebidas, como será o acesso aos produtos, onde acontecerão as conversas comerciais e quais áreas precisam ter mais privacidade.

Também vale considerar onde ficarão materiais, bolsas da equipe, estoque de brindes, bebidas e outros itens usados ao longo do dia.

Em stands menores, cada metro quadrado precisa ser bem aproveitado.

Nos maiores, o desafio passa a ser organizar os diferentes ambientes sem prejudicar a circulação.

O projeto deve encontrar um equilíbrio entre presença visual e funcionalidade.

6. Organize a documentação e os serviços da feira

Além do stand, existem demandas que dependem diretamente da organização do evento.

Credenciais de expositores e fornecedores, taxas, energia elétrica, internet, limpeza, segurança e documentação técnica são alguns exemplos.

Os requisitos mudam de uma feira para outra, por isso o Manual do Expositor deve ser a referência.

Uma boa prática é criar um controle com cada obrigação, responsável e prazo.

Isso evita descobrir durante a montagem que um fornecedor não foi credenciado ou que algum serviço necessário não foi solicitado.

7. Planeje a equipe que estará no evento

Quem trabalha no stand representa a empresa durante toda a feira.

Defina previamente quem estará presente, quais serão as responsabilidades de cada pessoa e como será feita a escala.

A equipe também precisa conhecer os objetivos da participação, os produtos ou serviços que serão apresentados e a forma de registrar os contatos recebidos.

Quando houver contratação de recepcionistas, promotores, produtores ou profissionais bilíngues, o briefing deve ser feito antes do início do evento.

Uniformes, credenciais, horários, intervalos e alimentação da equipe também precisam entrar no planejamento.

8. Defina o catering de acordo com a dinâmica do stand

Nem todo stand precisa do mesmo tipo de serviço.

Em alguns casos, água e café são suficientes. Em outros, pode fazer sentido oferecer refrigerantes, snacks, coffee break, coquetel ou até uma ativação gastronômica.

Antes de definir o cardápio, considere o número estimado de atendimentos, duração da feira, espaço disponível e estrutura do stand.

Também é importante pensar em armazenamento, refrigeração, reposição, descarte e equipe de atendimento.

Se houver uma copa ou área de apoio, ela já deve ser prevista no projeto do stand.

9. Escolha brindes e materiais com antecedência

Se a empresa pretende distribuir brindes, catálogos ou outros materiais durante a feira, essa produção não deve ficar para os últimos dias.

Além do prazo de fabricação e personalização, considere quantidade, armazenamento e transporte até o evento.

No caso dos brindes, vale pensar primeiro em quem vai receber e qual é o objetivo da ação.

Nem sempre é necessário distribuir o mesmo item para todos os visitantes. A empresa pode trabalhar, por exemplo, com materiais diferentes para público geral, clientes, parceiros ou reuniões previamente agendadas.

10. Comece a comunicação antes da feira

A participação em uma feira não precisa começar no primeiro dia do evento.

Avise clientes, prospects, parceiros e seguidores que sua empresa estará presente.

E-mail marketing, redes sociais, equipe comercial, convites e comunicação direta podem ser utilizados para divulgar a participação e, quando fizer sentido, agendar reuniões previamente.

Informe de maneira clara o nome da feira, datas, localização e número do stand.

Se houver lançamento, demonstração, palestra ou ativação, isso também pode fazer parte da comunicação.

O objetivo é fazer com que parte do público chegue ao evento já sabendo que deve procurar sua empresa.

11. Planeje a cobertura de foto e vídeo

Uma feira concentra em poucos dias clientes, equipe, produtos, parceiros e oportunidades de conteúdo.

Por isso, vale definir previamente o que deve ser registrado.

Além das fotos do stand pronto, podem ser interessantes imagens da montagem, atendimento ao público, reuniões, produtos, ativações, palestras e bastidores.

Vídeos curtos, entrevistas e depoimentos também podem gerar conteúdo para redes sociais e outros canais.

Quando a cobertura é planejada antes, o fotógrafo ou videomaker já chega ao evento sabendo quais são as prioridades.

12. Acompanhe a montagem

Mesmo com tudo aprovado, a montagem é uma etapa que merece acompanhamento.

É quando projeto, estrutura, comunicação visual, mobiliário, equipamentos e diferentes fornecedores precisam se encontrar no mesmo espaço e dentro de um prazo limitado.

Também é nessa etapa que ajustes podem surgir.

Antes da abertura, faça uma conferência geral do stand e verifique equipamentos, iluminação, materiais, produtos, catering, limpeza e tudo o que será utilizado pela equipe.

Resolver essas questões antes da chegada do público faz diferença no primeiro dia.

13. Organize a captação dos leads

Uma pilha de cartões de visita no final da feira não é uma estratégia de follow-up.

Antes do evento, defina como os contatos serão registrados e quais informações realmente precisam ser coletadas.

Além de nome, empresa, cargo e contato, pode ser útil registrar o interesse da pessoa, produto procurado, conversa realizada e próximo passo combinado.

Também defina quem será responsável por organizar essas informações depois do evento.

Quanto mais simples for o processo, maior a chance de a equipe realmente utilizá-lo.

14. O trabalho continua depois da feira

Terminou a feira, começa outra etapa importante.

Organize os leads, priorize as oportunidades e faça os contatos combinados durante o evento.

O ideal é não deixar o follow-up esfriar.

Também é um bom momento para reunir a equipe e avaliar a participação.

O que funcionou?

O que poderia ter sido melhor?

O espaço atendeu às necessidades?

A quantidade de materiais e brindes foi adequada?

O catering funcionou?

A equipe estava bem dimensionada?

Quais resultados comerciais foram gerados?

Registrar essas informações facilita muito o planejamento da próxima edição.

Checklist para participar de uma feira como expositor

Para facilitar o planejamento, reunimos os principais pontos em uma lista:

Planejamento

• Definir objetivos
• Estabelecer metas
• Definir orçamento
• Contratar o espaço
• Ler o Manual do Expositor
• Criar cronograma geral

Stand

• Definir necessidades do espaço
• Desenvolver e aprovar o projeto
• Contratar produção e montagem
• Aprovar comunicação visual
• Definir mobiliário
• Planejar iluminação e audiovisual
• Conferir documentação técnica
• Planejar depósito e áreas de apoio

Operação

• Solicitar credenciais
• Contratar internet, quando necessário
• Organizar equipe
• Contratar staff adicional
• Definir catering
• Planejar limpeza e reposição
• Organizar logística de materiais e produtos

Comunicação

• Criar plano de divulgação
• Convidar clientes e prospects
• Divulgar número e localização do stand
• Produzir materiais gráficos
• Produzir brindes
• Planejar conteúdo para redes sociais
• Organizar foto e vídeo

Durante a feira

• Conferir o stand antes da abertura
• Fazer briefing com a equipe
• Acompanhar estoque de materiais e catering
• Registrar leads
• Produzir conteúdo
• Acompanhar eventuais necessidades operacionais

Depois da feira

• Organizar e qualificar leads
• Fazer follow-up
• Selecionar fotos e vídeos
• Produzir conteúdos pós-evento
• Avaliar resultados
• Registrar aprendizados para a próxima edição

Quanto tempo antes começar a planejar uma feira?

Não existe um prazo único, porque cada feira e cada projeto têm características diferentes.

Para projetos de stands personalizados, trabalhar com alguns meses de antecedência costuma dar mais liberdade para criação, aprovação, produção e ajustes.

Feiras maiores também podem exigir que decisões sejam tomadas mais cedo devido à disponibilidade de fornecedores, hotéis, transporte e serviços.

Se a empresa já conhece o calendário de feiras do ano seguinte, vale começar o planejamento antes mesmo da abertura dos prazos obrigatórios do evento.

O principal é não usar a data da feira como único prazo. Cada fornecedor, documento e entrega terá sua própria data limite.

Centralizar fornecedores ou contratar tudo separadamente?

As duas formas são possíveis.

Em alguns projetos, a empresa prefere contratar cada fornecedor diretamente. Em outros, centralizar diferentes frentes em um mesmo parceiro reduz o número de contatos que o time de Marketing precisa administrar.

O mais importante é definir claramente quem será responsável por cada entrega.

Quando stand, catering, equipe, comunicação, brindes, cobertura e operação envolvem fornecedores diferentes, alguém precisa acompanhar cronogramas, aprovações e a integração entre eles.

Quanto maior o projeto, mais importante essa coordenação se torna.

Vai participar de uma feira?

A AG+ atua no planejamento e produção de feiras e eventos, reunindo diferentes frentes dentro de uma mesma operação.

Podemos cuidar do projeto e montagem do stand, catering, staff, brindes, comunicação, cobertura e outras necessidades da sua participação.

Você conta para a gente qual é a feira, a metragem do espaço e o que precisa. A partir daí, entendemos o projeto e vemos quais frentes podemos assumir.

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