Participar de uma feira envolve um investimento importante para qualquer empresa. Além da contratação do espaço, entram no planejamento equipe, viagens, materiais, comunicação, brindes, alimentação e, claro, o stand.
E é justamente nessa etapa que costuma surgir uma dúvida: como escolher a empresa responsável pelo projeto e pela montagem?
Receber três propostas e comparar apenas o valor final pode parecer o caminho mais simples, mas dificilmente será o melhor. Projetos visualmente parecidos podem ter diferenças importantes de materiais, acabamentos, estruturas, serviços incluídos e suporte durante a montagem.
Por isso, antes de contratar uma empresa para montagem de stands, vale entender o que realmente precisa ser comparado.
1. Comece pelo objetivo da sua participação na feira
Antes mesmo de procurar uma empresa de stands, pense no que precisa acontecer naquele espaço.
O objetivo é apresentar produtos? Receber clientes? Fazer reuniões? Gerar novos contatos comerciais? Realizar demonstrações? Fortalecer a presença da marca no mercado?
Essas respostas interferem diretamente no projeto.
Uma empresa que precisa expor equipamentos terá necessidades diferentes de outra que pretende usar o stand principalmente para reuniões. Da mesma forma, um espaço pensado para receber muitas pessoas precisa considerar circulação, enquanto um stand voltado a conversas comerciais pode exigir áreas mais reservadas.
Um bom fornecedor precisa entender essas questões antes de começar a desenhar.
2. Prepare um briefing antes de pedir orçamento
Quanto mais claro for o briefing, mais fácil será receber propostas que possam realmente ser comparadas.
Antes de iniciar as cotações, reúna as principais informações sobre a participação da empresa na feira:
- nome e data do evento;
- cidade e local de realização;
- metragem do stand;
- planta e localização do espaço;
- quantidade de lados abertos;
- Manual do Expositor;
- identidade visual da marca;
- objetivo da participação;
- produtos ou equipamentos que serão expostos;
- quantidade aproximada de pessoas da equipe;
- referências de projetos, quando houver;
- necessidades específicas do espaço;
- faixa de investimento disponível, caso já esteja definida.
Também vale informar desde o início se o stand precisa de depósito, copa, sala de reunião, balcões, vitrines, prateleiras, painéis de LED, equipamentos audiovisuais ou alguma estrutura especial.
Se houver máquinas ou produtos muito pesados, por exemplo, essa informação precisa entrar no projeto desde o começo.
3. Avalie projetos executados, não apenas imagens em 3D
O projeto 3D ajuda a visualizar como o stand ficará, mas ele mostra uma intenção.
A montagem realizada mostra a capacidade de execução.
Ao analisar o portfólio de uma empresa, procure fotos de projetos efetivamente entregues. Observe acabamento, comunicação visual, iluminação, mobiliário e como os diferentes elementos aparecem no espaço real.
Se possível, procure também projetos com características próximas ao que sua empresa pretende fazer.
Não precisam ser necessariamente do mesmo segmento. O importante é entender se o fornecedor já trabalhou com metragem, estruturas ou necessidades semelhantes.
4. Veja se o projeto considera o uso do espaço
Um stand pode ficar muito bonito no 3D e ainda assim funcionar mal durante a feira.
Por isso, além da estética, observe o layout.
Onde a equipe ficará? Há espaço suficiente para circulação? O depósito está bem localizado? Quem estiver no balcão conseguirá atender sem bloquear a entrada? Os produtos terão boa visibilidade? A sala de reunião comporta o número de pessoas previsto?
Também é importante considerar onde ficarão mochilas, materiais comerciais, brindes, alimentos, bebidas e objetos pessoais da equipe.
São detalhes pouco interessantes em uma imagem de apresentação, mas bastante importantes quando o stand começa a funcionar.
5. Verifique se a empresa conhece as regras da feira
Cada feira possui suas próprias normas de montagem.
Altura máxima, recuos, horários, acesso ao pavilhão, energia elétrica, hidráulica, materiais permitidos, credenciamento de equipe e documentação técnica podem variar de um evento para outro.
Essas informações normalmente estão reunidas no Manual do Expositor.
A empresa responsável pelo stand precisa conhecer essas regras e considerá-las ainda na etapa de projeto. Caso contrário, uma solução aprovada internamente pela empresa pode precisar ser alterada posteriormente para atender às exigências da organização ou do pavilhão.
Dependendo do evento e das características da estrutura, também podem ser exigidos projeto técnico, documentos de responsabilidade e registros como ART, RRT ou TRT.
Por isso, o Manual do Expositor deve ser compartilhado com o fornecedor logo no início do trabalho.
6. Entenda exatamente o que está incluído no orçamento
Esse é um dos pontos mais importantes ao comparar propostas para montagem de stands.
Um orçamento mais barato pode simplesmente ter menos itens incluídos.
Antes de olhar apenas para o valor final, verifique o escopo.
Projeto, estrutura, marcenaria, pintura, piso, iluminação, mobiliário, comunicação visual, transporte, montagem, desmontagem e acompanhamento técnico estão incluídos?
E itens como TV, painel de LED, frigobar, cafeteira, internet, pontos de energia ou limpeza?
Também existem despesas cobradas diretamente pela organização da feira ou pelo pavilhão que podem não fazer parte da proposta da empresa responsável pelo stand.
O importante é saber claramente o que está e o que não está incluído antes da contratação.
7. Compare as propostas usando o mesmo briefing
Se uma empresa recebeu um briefing completo e outra recebeu apenas a metragem do espaço, provavelmente você estará comparando propostas diferentes.
O ideal é enviar as mesmas informações e necessidades para todos os fornecedores consultados.
Depois, coloque os principais itens lado a lado.
Não compare apenas:
Empresa A: R$ X
Empresa B: R$ Y
Compare estrutura, materiais, mobiliário, iluminação, comunicação visual, equipamentos, serviços, montagem, desmontagem e suporte.
Essa análise ajuda a entender de onde vem a diferença de preço.
8. Observe como é o atendimento antes da contratação
O processo de orçamento já pode dizer bastante sobre como será trabalhar com aquela empresa.
O fornecedor fez perguntas sobre o projeto? Pediu a planta? Perguntou qual é o objetivo da participação? Solicitou o Manual do Expositor? Quis saber quais produtos serão apresentados?
Ou simplesmente recebeu a metragem e enviou uma proposta?
Montar um stand envolve uma sequência de decisões e ajustes. Ter uma equipe que responde, organiza informações e acompanha o projeto faz diferença principalmente quando a data da feira começa a se aproximar.
9. Pergunte quem acompanha a montagem no pavilhão
A aprovação do projeto não encerra o trabalho.
Durante a montagem é que estrutura, comunicação visual, mobiliário, iluminação, equipamentos e acabamentos precisam chegar ao mesmo lugar e estar prontos dentro da janela determinada pela feira.
Por isso, vale perguntar antes da contratação:
Quem será responsável pelo projeto?
Quem acompanha a montagem?
Como funciona a conferência antes da entrega?
Se surgir algum problema no pavilhão, com quem o cliente fala?
Ter essas respostas antes do evento evita descobrir, durante a montagem, que ninguém sabe exatamente quem deveria resolver determinado assunto.
10. Considere também a desmontagem
Quando a feira termina, ainda existe trabalho a ser feito.
A desmontagem também acontece dentro de horários determinados pela organização e envolve retirada de equipamentos, mobiliário, estruturas e materiais.
Se sua empresa levou produtos, máquinas ou materiais próprios para o stand, combine antecipadamente como será feita a retirada e quem será responsável por cada item.
Esse planejamento evita confusão justamente no momento em que boa parte da equipe já está voltando para casa.
11. Não deixe a contratação para a última hora
O tempo disponível interfere diretamente nas possibilidades do projeto.
Quanto antes a empresa responsável pela montagem entrar no processo, mais tempo haverá para desenvolver o layout, revisar necessidades, fazer ajustes, definir materiais, aprovar o projeto e organizar a produção.
Projetos maiores, estruturas especiais ou stands que envolvem equipamentos, cenografia e recursos audiovisuais naturalmente exigem mais planejamento.
Além disso, feiras têm datas fixas. A data de abertura não muda porque uma aprovação atrasou.
Por isso, assim que a participação estiver confirmada e o espaço definido, já vale iniciar as conversas com possíveis fornecedores.
Afinal, como escolher uma empresa para montagem de stands?
Não existe um único critério.
Preço importa, claro. Mas ele precisa ser analisado junto com projeto, capacidade de execução, experiência, clareza do orçamento, atendimento e acompanhamento da montagem.
Antes de contratar, procure responder:
- A empresa entendeu o que precisamos fazer no stand?
- O projeto considera como o espaço será realmente utilizado?
- Já executou projetos que podemos avaliar?
- O orçamento deixa claro o que está incluído?
- A equipe conhece as regras da feira?
- Existe alguém responsável pelo acompanhamento da montagem?
- Os prazos estão claros?
- Sabemos quem procurar caso alguma coisa precise ser resolvida no pavilhão?
Se essas respostas estiverem claras, a decisão deixa de ser apenas uma comparação de preços e passa a ser uma avaliação mais completa do fornecedor que estará ao lado da sua empresa durante a feira.
Vai participar de uma feira?
Na AG+, desenvolvemos projetos e realizamos a montagem de stands para feiras e eventos, acompanhando o trabalho desde o briefing até a entrega no pavilhão.
Também podemos assumir outras necessidades da participação na feira, como catering, staff, brindes, comunicação e cobertura de foto e vídeo.
Se sua empresa já tem uma feira programada, envie o nome do evento, a metragem do espaço e o que vocês estão planejando.
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