O fim do ano costuma concentrar confraternizações, encontros de equipes, premiações, jantares, happy hours e eventos com clientes e parceiros.
Os formatos podem ser bem diferentes, mas todos começam com algumas decisões básicas: quem será convidado, qual é o objetivo do encontro, quanto a empresa pretende investir e que tipo de experiência faz sentido para aquele público.
A partir daí entram espaço, alimentação e bebidas, programação, audiovisual, equipe, comunicação, brindes, fotografia, transporte e toda a operação necessária para que o evento aconteça.
Se a sua empresa está começando a organizar o evento de fim de ano, reunimos os principais pontos que precisam entrar no planejamento.
1. Comece pelo objetivo do evento
Antes de procurar espaço ou pedir orçamento de buffet, vale responder: por que a empresa está realizando esse encontro?
Pode ser uma confraternização para reunir a equipe depois de um ano de trabalho, uma celebração de resultados, uma premiação, um encontro com clientes e parceiros ou até um evento que combine um momento institucional com uma programação mais descontraída.
O objetivo ajuda a definir praticamente todo o restante.
Uma celebração interna para funcionários pode pedir um formato mais informal. Um encontro com clientes pode priorizar relacionamento e networking. Já um evento com premiação ou apresentação de resultados precisa prever palco, audiovisual e uma programação mais estruturada.
Por isso, o formato deve vir depois do objetivo, e não o contrário.
2. Defina quem será convidado
Funcionários? Lideranças? Clientes? Fornecedores? Parceiros? Familiares?
Além de definir o público, faça uma primeira estimativa de quantidade.
Esse número será necessário para praticamente todas as próximas decisões: escolha do espaço, catering, mobiliário, equipe, brindes e orçamento.
Também vale pensar na dinâmica dos convidados. Um evento para 100 funcionários da mesma empresa funciona de maneira diferente de um encontro para 100 clientes e parceiros que talvez ainda não se conheçam.
3. Estabeleça um orçamento
Antes de começar as cotações, é importante ter pelo menos uma faixa de investimento disponível.
O orçamento pode envolver:
- locação do espaço;
- catering e bebidas;
- mobiliário;
- cenografia e ambientação;
- audiovisual;
- atrações;
- recepção e staff;
- comunicação;
- brindes;
- fotografia e vídeo;
- transporte;
- segurança;
- fornecedores e equipe de produção.
Ter uma referência de investimento ajuda a definir prioridades e evita desenvolver uma proposta de evento que depois precise ser completamente refeita.
Também é interessante manter uma margem para ajustes que possam surgir durante a produção.
4. Escolha o formato
Com objetivo, público e orçamento definidos, fica mais fácil escolher o formato.
Happy hour
Pode funcionar bem para empresas que buscam um encontro mais descontraído, com circulação e interação entre as pessoas.
Coquetel
Também favorece a circulação e pode ser utilizado tanto para equipes quanto para clientes e parceiros.
Almoço ou jantar
É uma opção para encontros mais estruturados e pode combinar bem com discursos, homenagens ou premiações.
Festa
Pode envolver DJ, banda, pista de dança, bar, ambientação e uma programação voltada principalmente à celebração.
Evento institucional + confraternização
Outra possibilidade é começar com apresentações, retrospectiva, premiações ou mensagens da liderança e, depois, seguir para uma programação mais informal.
Não existe um formato ideal para todas as empresas. A escolha depende do público e do que se espera daquele encontro.
5. Não deixe a escolha da data para a última hora
No fim do ano, muitas empresas procuram espaços e fornecedores para períodos semelhantes, principalmente entre novembro e dezembro.
Por isso, quanto antes a data estiver definida, maior tende a ser a disponibilidade para comparar espaços, fornecedores e formatos.
Se o planejamento começar mais tarde, vale ter alguma flexibilidade em relação ao dia da semana e ao horário.
Também é importante verificar o calendário interno da empresa antes de fechar a data, evitando períodos de fechamento, reuniões importantes, viagens ou outros compromissos que possam reduzir a presença dos convidados.
6. Escolha um espaço adequado ao formato
Um espaço bonito não é necessariamente o espaço certo.
Antes de contratar, avalie capacidade, localização, acessibilidade, estacionamento, áreas de apoio, estrutura para catering, banheiros, climatização e possibilidades de montagem.
Se houver palco, apresentação, DJ, banda ou projeção, também é necessário verificar a infraestrutura disponível.
Outro ponto importante são os horários permitidos para montagem e desmontagem.
Dependendo da produção, fornecedores precisam entrar várias horas antes dos convidados. Se o espaço não disponibilizar esse período, a operação pode ficar comprometida.
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7. Faça uma visita técnica
Sempre que possível, visite o local antes do evento.
É nesse momento que algumas questões ficam mais claras: por onde os convidados entrarão, onde ficará o credenciamento, onde o catering será montado, como os fornecedores terão acesso, onde ficará o audiovisual e como será a circulação.
A visita também permite verificar tomadas, iluminação, mobiliário existente, acessos para carga e descarga e áreas que podem ser utilizadas como apoio.
Fotografias e plantas ajudam bastante, mas não substituem completamente uma visita quando a operação é mais complexa.
8. Planeje o catering de acordo com o evento
O cardápio deve acompanhar o horário, duração e formato escolhido.
Um happy hour pode trabalhar com finger foods e bebidas. Um almoço ou jantar exige outra estrutura. Um encontro no período da manhã pode pedir coffee break.
Também é necessário considerar restrições alimentares e opções para diferentes perfis de convidados.
Além do cardápio, entram no planejamento quantidade de alimentos e bebidas, equipe de serviço, louças e utensílios, refrigeração, estrutura de apoio e reposição ao longo do evento.
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9. Defina como serão as bebidas
Quando houver bebidas alcoólicas, é importante definir previamente quais serão oferecidas e como será o serviço.
Cerveja, vinho, espumante, drinks ou bar completo exigem estruturas e equipes diferentes.
Água e opções sem álcool também precisam estar disponíveis durante todo o evento.
Se houver bar, considere espaço, balcão, gelo, copos, insumos, equipe e abastecimento.
10. Monte a programação
Mesmo uma confraternização mais informal se beneficia de um roteiro básico.
Não precisa ser algo rígido, mas é importante saber quando acontecerão os principais momentos.
Por exemplo:
18h – chegada dos convidados
18h30 – abertura do catering
19h – mensagem da liderança
19h15 – retrospectiva ou premiação
19h45 – início da atração / DJ / confraternização
22h – encerramento
Se houver discursos, apresentações ou homenagens, alinhe previamente quem participa e quanto tempo cada momento deve durar.
Um roteiro ajuda fornecedores, equipe técnica, catering, fotografia e produção a trabalharem de maneira coordenada.
11. Pense no audiovisual
Nem todo evento de fim de ano precisa de uma grande estrutura audiovisual.
Mas, se houver discurso, apresentação, vídeo, premiação, banda ou DJ, é importante prever os equipamentos necessários.
Microfones, caixas de som, telas, projetores, painéis de LED, iluminação e estrutura de palco podem fazer parte da operação.
Também é importante realizar testes antes da chegada dos convidados, principalmente quando serão exibidos vídeos ou apresentações.
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12. Planeje a ambientação
A ambientação ajuda a transformar o espaço e trazer a identidade da empresa para o evento.
Ela pode aparecer na sinalização, recepção, palco, painéis, telas, menus, displays, totens e outros elementos.
Não é necessário colocar o logotipo em todos os lugares.
O mais importante é criar uma linguagem visual coerente com a proposta do encontro e utilizar os elementos de marca onde realmente fizerem sentido.
13. Organize convites e confirmações
A comunicação deve começar com antecedência suficiente para que os convidados reservem a data.
O convite precisa deixar claras informações como dia, horário, endereço e orientações importantes.
Depois, é interessante trabalhar com confirmação de presença.
O RSVP ajuda a atualizar a quantidade prevista de participantes e pode contribuir para decisões relacionadas a catering, brindes, transporte e operação.
Quando o evento envolve clientes ou parceiros, a lista também pode ser acompanhada pela equipe comercial.
14. Planeje a recepção
A chegada é um momento importante da experiência.
Dependendo do número de convidados, pode ser necessário montar uma mesa de recepção, lista de presença, credenciamento ou sistema de check-in.
Recepcionistas podem ajudar na confirmação dos nomes, orientação sobre o espaço, entrega de materiais e direcionamento dos convidados.
Para eventos maiores, vale pensar também no fluxo para evitar filas na entrada.
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15. Brindes ou presentes fazem sentido?
Depende da proposta.
Um presente de fim de ano pode ser entregue na chegada, durante uma premiação ou na saída.
Também pode fazer parte da própria experiência do evento.
Se a empresa optar por produzir brindes, considere prazo de fabricação, personalização, quantidade, embalagem, transporte e armazenamento no local.
O ideal é evitar escolher um item apenas porque ele está disponível em um catálogo. O presente deve fazer sentido para o público, para o momento e para o orçamento.
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16. Considere transporte e deslocamento
Dependendo do local e do horário, transporte pode ser uma parte importante do planejamento.
Vale avaliar estacionamento, valet, proximidade de transporte público e facilidade para utilização de aplicativos.
Algumas empresas também optam por disponibilizar vans ou ônibus, principalmente quando o evento acontece fora das regiões onde a equipe costuma trabalhar.
Se houver consumo de bebidas alcoólicas, essa questão merece ainda mais atenção.
17. Planeje fotografia e vídeo
O evento de fim de ano também pode gerar um bom acervo para a comunicação interna e institucional da empresa.
Além das fotos tradicionais, a cobertura pode registrar decoração, ambientação, convidados, premiações, apresentações, atrações e momentos espontâneos.
Vídeos curtos, entrevistas e depoimentos também podem ser produzidos dependendo da proposta.
O briefing da equipe de cobertura deve indicar previamente os momentos que não podem ficar sem registro.
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18. Tenha alguém responsável pela operação
No dia do evento, alguma pessoa precisa acompanhar fornecedores, horários, montagem e programação.
Essa função não deveria ficar dividida informalmente entre várias pessoas.
Ter uma produção responsável pela operação ajuda a centralizar decisões e resolver situações sem que a equipe da empresa precise abandonar os convidados para cuidar de questões técnicas.
Esse cuidado faz ainda mais diferença quando existem vários fornecedores trabalhando simultaneamente.
19. Faça um cronograma operacional
Além da programação dos convidados, existe outro cronograma acontecendo nos bastidores.
Ele pode começar muitas horas antes:
8h – acesso da produção
9h – início da montagem
11h – chegada do audiovisual
13h – montagem do catering
15h – testes técnicos
16h – ambientação e ajustes finais
17h – chegada da equipe de recepção
18h – abertura para convidados
Os horários são apenas exemplos. Cada evento terá sua própria dinâmica.
O importante é que todos os fornecedores saibam quando podem entrar, quanto tempo possuem para montar e quando tudo precisa estar pronto.
20. Faça uma última checagem antes de abrir as portas
Antes da chegada dos convidados, percorra todo o evento.
Confira recepção, banheiros, sinalização, catering, bar, iluminação, temperatura, audiovisual, palco, brindes e áreas de apoio.
Também confirme se todos os fornecedores conhecem o roteiro e sabem quem é o responsável pela produção.
São esses últimos minutos que permitem corrigir pequenos detalhes antes que o evento comece.
Checklist para organizar um evento de fim de ano
Antes de confirmar que está tudo pronto, confira:
- objetivo do evento;
- orçamento;
- lista estimada de convidados;
- data e horário;
- formato;
- espaço;
- visita técnica;
- catering;
- bebidas;
- programação;
- audiovisual;
- ambientação;
- convites;
- RSVP;
- recepção e staff;
- brindes;
- transporte;
- fotografia e vídeo;
- cronograma de montagem;
- roteiro do evento;
- responsáveis pela operação;
- desmontagem.
O tamanho dessa lista muda conforme a complexidade do projeto, mas ter todas as frentes reunidas facilita bastante o acompanhamento.
Quando começar a organizar o evento de fim de ano?
Quanto antes houver definição de data, número aproximado de convidados e orçamento, melhor.
Os últimos meses do ano concentram confraternizações corporativas e outras celebrações, o que pode reduzir a disponibilidade de espaços e fornecedores nas datas mais procuradas.
Não é necessário ter todos os detalhes definidos para começar.
Com essas três informações iniciais, já é possível pesquisar espaços, desenhar formatos e solicitar as primeiras propostas.
Depois, as demais decisões podem avançar de acordo com o cronograma.
A AG+ também produz eventos corporativos
A AG+ nasceu como uma agência 360º e hoje reúne essa experiência de comunicação à produção de eventos.
Além de feiras e stands, atuamos no planejamento e execução de eventos corporativos, workshops, seminários, premiações e outras produções.
Podemos cuidar do projeto desde as primeiras definições e integrar diferentes necessidades, como pesquisa de espaços, fornecedores, catering, audiovisual, staff, comunicação, brindes e cobertura de foto e vídeo.
Assim, as diferentes frentes do evento são planejadas dentro da mesma operação.
Sua empresa já está planejando o evento de fim de ano?
Fale com a AG+ e conte o que vocês estão pensando.
